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트럼프 행정부시대 고용주의 주요 기록 보관 중요

미국 고용주가 일부 또는 전체 직원에 대해 작성하고 유지해야 하는 특정 문서가 있습니다. 이러한 요구 사항은 외국인 근로자의 고용주에게 특히 중요합니다. 정치적 상황이 변화하고 트럼프 행정부에서 이민법을 더욱 엄격하게 시행할 것으로 예상됨에 따라 고용주는 주요 기록 보관 요구 사항 준수를 우선시해야 합니다.

완전하고 정확하며 최신 상태의 I-9 기록, H1B, H1B1 및 E-3 근로자의 공개 액세스 파일, PERM 사례의 준수 파일을 보장하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다. 정부 감사 및 조사가 증가할 것으로 예상되며, 불이행 시 상당한 처벌을 받을 수 있습니다. 지금은 기록을 검토하고, 격차를 파악하고, 잠재적인 집행 조치로부터 비즈니스를 보호하기 위한 사전 조치를 취할 때입니다.

H1B 고용주는 노동 조건 신청서(LCA)를 제출한 지 하루 이내에 공개 액세스 파일(PAF)을 검토할 수 있도록 제공해야 합니다. 외국인 근로자가 고용된 최종 날짜 이후 1년 동안 또는 직원이 LCA에 따라 일하지 않은 경우 LCA가 만료되거나 철회된 날짜로부터 1년 동안 보관해야 합니다.

고용주는 노동 인증(PERM)이 제출된 날짜로부터 5년 동안 필요한 문서를 보관해야 합니다. 여기에는 지불 능력을 보여주는 재무 문서, 특정 채용 문서 및 임금 문서와 같은 고용주 문서, 직위에 적합한 교육 또는 경험과 같은 후원 직원의 문서가 포함됩니다. 문서를 보관하는 목적은 PERM 프로세스 동안 모든 미국 노동부(DOL) 요구 사항이 충족되었음을 보여주는 것입니다.

미국 회사가 신입 직원을 고용할 때마다 고용주는 근로자의 신원과 고용 허가를 확인해야 합니다. 이 요구 사항은 미국 시민 직원을 포함한 모든 근로자에게 적용됩니다. 또한 근로자의 이민 상태에 따라 고용주는 주기적으로 해당 개인의 근무 허가를 재확인해야 할 수 있습니다.

고용주는 일반적으로 근로자를 고용한 날짜로부터 3년 또는 고용 종료일 이후 1년 중 늦은 날짜에 I-9 기록을 보관해야 합니다. 실제 I-9 양식 외에도 직원이 각자의 신원과 근무 허가를 확인하기 위해 제시한 문서 사본을 보관할 수 있지만 반드시 보관할 필요는 없습니다. 고용주가 이러한 문서를 보관하기로 선택하는 경우 이 정책은 모든 근로자에게 동일하게 적용되어야 합니다. 즉, 이러한 기록은 일반적으로 모든 직원에게 보관하거나 아무도 보관하지 않아야 합니다. 이러한 기록을 균일하지 않은 방식으로 보관하는 것은 이민 및 국적법(INA)에 따라 금지된 차별의 한 형태로 간주될 수 있습니다.

새로운 행정부와 2025년 1월 17일에 발효되는 새로운 H1B 규정 발표에 따라, 법률 준수 여부를 확인하기 위해 이민 문서를 검토하는 것이 필수적입니다.  고용주는 최신 정보를 갖추고 정부의 모든 현장 방문에 대비할 수 있도록 공개 액세스 파일, PERM 준수 파일 및/또는 I-9 기록을 갖추어야 합니다.

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